Nomina a responsabile del trattamento

1. Le parti

Titolare del trattamento: il locale che si iscrive a Tablox (ragione sociale, sede, partita IVA ed email come indicati all'iscrizione), di seguito «Titolare».

Responsabile del trattamento: Luigi Panico – Resolve Studio, Via Rione De Gasperi 89, 80014 Giugliano in Campania (NA), P.IVA 11039421216, email ciao@tablox.it, di seguito «Responsabile».

Il presente accordo fa parte delle Condizioni del servizio di Tablox e si considera accettato insieme a esse al momento dell'iscrizione. In caso di contrasto, per quanto riguarda i dati personali prevale questo accordo.

2. Oggetto e durata

Il Responsabile tratta per conto del Titolare i dati personali dei clienti del locale al solo scopo di fornire il servizio Tablox: menù digitale, prenotazioni dei tavoli, lista d'attesa, rubrica dei clienti, email di servizio e, se attivate dal Titolare, email di promozione ai clienti che hanno dato il consenso.

L'accordo dura quanto il contratto di abbonamento e cessa con esso, salvo gli obblighi sulla cancellazione e restituzione dei dati (art. 9).

3. Interessati e dati trattati

Il dettaglio è nell'Allegato A. In sintesi:

• Interessati: clienti del locale che prenotano, si mettono in lista d'attesa o si iscrivono alle email; personale del locale che usa il pannello e la «sala».
• Dati: nome e cognome, telefono, email, lingua, data, ora e numero di persone della prenotazione, stato e storia della prenotazione, note scritte dal cliente o dal locale, consensi e disiscrizioni alle email, campagna da cui arriva la prenotazione.
• Categorie particolari: le note libere possono contenere informazioni sulla salute, come allergie e intolleranze (art. 9 GDPR). Il Titolare resta responsabile della base giuridica per raccoglierle; il Responsabile le tratta solo per mostrarle al locale.

Le statistiche del menù digitale (aperture, piatti consultati) sono anonime e non riguardano persone identificabili.

4. Istruzioni del Titolare

Il Responsabile tratta i dati solo su istruzione documentata del Titolare. Valgono come istruzioni: le Condizioni del servizio, le impostazioni che il Titolare sceglie nel pannello di Tablox e le richieste scritte inviate a ciao@tablox.it. Se un'istruzione appare contraria al GDPR o ad altre norme, il Responsabile lo segnala subito al Titolare.

Il Responsabile non usa i dati dei clienti del locale per scopi propri, non li vende e non li comunica a terzi fuori dai sub-responsabili dell'Allegato C.

5. Riservatezza

Possono accedere ai dati solo le persone autorizzate dal Responsabile, vincolate alla riservatezza, e solo quando serve per fornire o assistere il servizio. Il Responsabile accede al pannello di un locale solo per l'assistenza che il Titolare chiede.

6. Sicurezza

Il Responsabile adotta le misure tecniche e organizzative dell'Allegato B, adeguate al rischio ai sensi dell'art. 32 GDPR, e le aggiorna nel tempo.

7. Sub-responsabili

Il Titolare autorizza in via generale il ricorso ai sub-responsabili dell'Allegato C. Il Responsabile comunica per email ogni aggiunta o sostituzione con almeno 15 giorni di anticipo; entro quel termine il Titolare può opporsi per motivi legittimi e, se non si trova una soluzione, recedere dal contratto senza penali. Il Responsabile impone ai sub-responsabili gli stessi obblighi di protezione dei dati e ne risponde verso il Titolare.

8. Assistenza al Titolare

Il Responsabile assiste il Titolare, tenuto conto della natura del trattamento:

• nel rispondere alle richieste degli interessati (accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità, opposizione) entro 10 giorni lavorativi dalla richiesta del Titolare;
• negli obblighi su sicurezza, notifica delle violazioni, valutazione d'impatto e consultazione preventiva (artt. 32-36 GDPR).

Se un interessato si rivolge direttamente al Responsabile, la richiesta viene girata al Titolare senza ritardo.

Violazioni dei dati: il Responsabile informa il Titolare senza ingiustificato ritardo e comunque entro 48 ore da quando ne viene a conoscenza, con le informazioni disponibili su natura della violazione, dati e interessati coinvolti, conseguenze probabili e misure adottate.

9. Fine del contratto

Alla cessazione del contratto il Titolare può chiedere a ciao@tablox.it una copia dei propri dati entro 30 giorni. Poi il Responsabile cancella i dati dei clienti del locale, comprese le copie, entro 60 giorni; le copie di sicurezza si sovrascrivono da sole entro 60 giorni. Restano gli obblighi di legge di conservazione. Su richiesta, il Responsabile conferma la cancellazione per iscritto.

10. Verifiche

Il Responsabile mette a disposizione del Titolare le informazioni necessarie a dimostrare il rispetto di questo accordo. Il Titolare, o un revisore da lui incaricato e vincolato alla riservatezza, può svolgere verifiche con un preavviso di almeno 30 giorni, non più di una volta l'anno salvo violazioni, a proprie spese e senza accedere ai dati di altri clienti di Tablox.

11. Trasferimenti fuori dall'Unione Europea

I dati sono conservati su server nell'Unione Europea (Strasburgo, Francia). Eventuali trasferimenti fuori dallo Spazio Economico Europeo avvengono solo con le garanzie degli artt. 44-49 GDPR, come decisioni di adeguatezza o clausole contrattuali tipo.

12. Obblighi del Titolare

Il Titolare:

• ha una base giuridica per il trattamento e fornisce ai propri clienti l'informativa (Tablox mette a disposizione un modello nella pagina delle prenotazioni);
• raccoglie il consenso per le email di promozione tramite le funzioni di Tablox (doppia conferma) e ne risponde;
• non inserisce nelle note dati non necessari, in particolare dati sulla salute oltre quanto serve al servizio.

13. Responsabilità, legge e foro

La responsabilità delle parti segue l'art. 82 GDPR e i limiti previsti dalle Condizioni del servizio, nei limiti consentiti dalla legge. Si applicano la legge italiana e il foro indicato nelle Condizioni del servizio.

Allegato A – Dettaglio del trattamento

Allegato B – Misure di sicurezza

• Collegamenti cifrati (HTTPS) con certificati Let's Encrypt.
• Server in Unione Europea (OVH, Strasburgo); i servizi ascoltano solo sulla macchina e sono esposti tramite un proxy.
• Servizi eseguiti con un utente senza privilegi, con scrittura limitata alla cartella dei dati; chiavi in file con accesso ristretto.
• Password salvate con funzione di derivazione robusta (scrypt) e sale casuale; blocco dopo tentativi sbagliati per email e per indirizzo.
• Link personali e gettoni generati in modo casuale; confronto dei segreti a tempo costante.
• Ogni locale vede solo i propri dati.
• Limiti alle richieste per contrastare abusi e bot.
• Copie di sicurezza giornaliere, conservate 14 giorni sul server (UE) e 60 giorni su un computer del Responsabile con accesso riservato.
• Firewall che lascia aperti solo i servizi web e l'accesso amministrativo con chiave.
• Protezione contro i tentativi di accesso ripetuti.

Allegato C – Sub-responsabili

Non sono sub-responsabili per i dati dei clienti del locale: Stripe (tratta solo i dati di fatturazione del locale), Anthropic (riceve solo i testi dei menù, non dati dei clienti) e Meta Pixel (usato solo sul sito di Tablox, mai nei menù dei locali).